Peran Dinamis Organisasi IS/IT dalam Perusahaan

Tulisan ini untuk melengkapi bahasan di hand-out pertama, karena di slide ”Dynamic Role of IS/IT Organization” belum ada rujukan dari buku manapun.

Pada saat membahas peran IS/IT Departement dalam suatu perusahaan, ada suatu perubahan yang dinamis terkait dengan organization maturity, baik untuk organisasi perusahaan ataupun organisasi IS/IT itu sendiri. Paling tidak ada 6 tahap perkembangan evolusi peran yang selanjutnya dikelompokkan dalam dua perspektif.

Tahap pertama, organisasi IS/IT berperan sebagai Electronic Data Processing (EDP) untuk mendukung satu unit organisasi tertentu. Biasanya, unit yang paling awal didukung dalam suatu perusahaan adalah unit keuangan, dimana transaksi keuangan dan laporan keuangan menjadi titik kritis pengelolaan informasi perusahaan di tahap ini. Informasi bisa dikelola melalui spreadsheet sederhana sampai dalam bentuk sistem informasi keuangan / akuntansi yang sedikit kompleks. Namun karakteristik dari tahap ini adalah organisasi IS/IT dedicated pada satu unit, kalaupun ada unit lain yang terkait, relatif pengelolaan informasi adalah untuk kepentingan satu unit. Boleh jadi organisasi IS/IT belum terbentuk (established) sehingga secara struktur organisasi masih dibawah kendali unit yang didukungnya, misalnya sub unit pengelolaan informasi dibawah departemen / direktorat keuangan. Pada gambar terlihat peran IS/IT hanya terbatas pada satu sel grid perusahaan yang merepresentasikan satu unit dalam struktur organisasi perusahaan.

Di tahap kedua, fungsi EDP sudah menjangkau hampir seluruh unit perusahaan. Peran Corporate Data Processing ini seperti EDP yang diperluas dimana tidak hanya mendukung satu unit organisasi tertentu saja namun menjangkau beberapa unit. Tahap ini setara dengan stage contagious di evolusi IS/IT yang diulas dalam “Managing the crises in data processing” (HBR 1979, Nolan). Pada saat satu unit organisasi didukung dengan layanan pemrosesan data, maka unit lain akan menuntut hal yang sama untuk pengelolaan informasi yang dikelolanya (fenomena “me too”). Meski demikian, karakteristik peran di tahap ini masih mirip dengan tahap sebelumnya dimana proses pengelolaan informasi masih ditangani oleh unit IS/IT selain mengelola sistem dan aplikasinya.

Tahap ketiga, organisasi IS/IT mulai memisahkan peran pengelolaan konten ke masing-masing unit, sehingga lebih banyak beralih pada fungsi Support & Shared Service. Peran ini lebih difokuskan pada solusi melalui pengelolaan sumber daya (resources / infrastructures) dan pengelolaan sistem informasi baik melalui pengembangan sistem maupun maintenance sistem yang ada. Peran organisasi IS/IT seperti ini paling banyak terjadi di perusahaan secara umum. Issue utama lebih pada bagaimana menyelaraskan kebutuhan perusahaan dengan penyediaan layanan IS/IT, sehingga dukungan lebih bersifat turunan dari kebutuhan perusahaan. Pengelolaan common infrastructures dari aspek efektifitas dan efisiensi sumber daya menjadi perhatian unit IS/IT yang relatif sudah berdiri sendiri. Organisasi IS/IT menjadi entitas yang relatif independen dalam perusahaan dimana hubungan / relasi dengan unit lain sebagai klien yang harus didukung dilakukan melalui Service Level Agreement (SLA) atau imbal jasa.

Tahap selanjutnya adalah peran IS/IT sebagai Business Enabler / Transformer. Tahap ini merupakan lanjutan dari peran sebelumnya dimana selain mendukung kebutuhan sistem pengelolaan informasi dan IT infrastruktur perusahaan, organisasi IS/IT juga memberikan kontribusi yang dominan terhadap strategi perusahaan (enterprise strategy). Secara ekstrim dapat dikatakan bahwa, enterprise strategic initiatives dapat terimplementasi hanya dengan dukungan dan solusi dari IS/IT. Aspek-aspek seperti perubahan maupun rekayasa (reengineering) yang memerlukan upaya dan deployment yang kompleks dan komprehensif dari suatu perusahaan dimungkinkan melalui proses dan solusi berbasis IS/IT. Selain dukungan pengelolaan informasi, dukungan pengelolaan proses bisnis perusahaan (workflow) menjadi solusi untuk strategi perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Peran ini tidak terbatas pada proses di internal perusahaan saja, namun interaksi perusahaan dengan eksternal dalam kaitannya dengan value chain maupun proses perubahan seperti merger yang didukung melalui solusi IS/IT.

Tahap kelima, adalah peran aktif organisasi IS/IT sebagai Value Added / Creator. Tahap ini bisa dianalogikan dengan salah satu klasifikasi Sistem Informasi Strategik yang dibahas Ward, J. dan Peppard, J., pada buku “Strategic Planning for Information System“, (John Wiley & Sons, 3rd edition 2002) untuk tipe Information-based Product and Services. Tanpa mengurangi peran di tahap sebelumnya, peran organisasi IS/IT berkontribusi dalam peningkatan dan penciptaan nilai perusahaan melalui pengembangan dan penyediaan produk/jasa berbasis informasi. Produk/Jasa yang ditawarkan bisa diposisikan sebagai produk tambahan (supplement) atau fasilitas dalam layanan premium namun tidak menutup kemungkinan inovasi produk/jasa baru yang men-generate significant revenue dan diposisikan sebagai produk/jasa utama perusahaan.

Terakhir adalah tahap dimana IS/IT menjadi New Business. Meski di tahap sebelumnya perusahaan dimungkinkan untuk memberikan bisnis baru dalam bentuk produk/jasa, namun masih dalam satu pengelolaan perusahaan yang sama. Pada tahap ini, unit IS/IT tersebut melepaskan diri (spin off) menjadi bisnis baru dalam bentuk anak perusahaan / afiliasi sehingga pengelolaan usaha bisa lebih gesit, efisien, dan independen. Sebagai anak perusahaan, pasar dominan adalah induk perusahaan, namun untuk business sustainability dan pertumbuhan, perusahaan juga harus mencari pasar baru dari luar perusahaan induk maupun diluar group bisnis. Relasi yang sebelumnya dalam pengelolaan satu perusahaan, pada tahap ini beralih ke bentuk business to business (B2B), sehingga kesepakatan, kontrak, dan imbal jasa mengarah pada business-like relation. Meski demikian, sebagai anak perusahaan, ada ikatan yang cukup kuat dengan induk perusahaan. Umumnya sebagai induk perusahaan atau bentuk holding, selain pengelolaan bisnis portfolio, aspek pengelolaan sinergi antar unit bisnis dan anak perusahaan dalam satu group juga menjadi salah satu fokus perhatian.