250206-Class at a Glance

Tidak banyak yang dibahas dalam klas minggu lalu, selain Input Output model, baik dalam pembahasan bersama maupun mengacu pada tulisan Ward. Secara umum, stream input bisa beragam dan bervariasi, namun yang perlu di-highlight disini, elemen-elemen yang telah dibahas maupun dinyatakan analis / penulis at least menjadi basic requirement dalam proses penyusunan IS/IT Strategy.

Pembahasan yang lain adalah pembagian kelompok untuk tugas bedah buku. Moga-moga minggu depan ada yang jadi volunteer buat maju duluan. Sebelum bubar sempet dibahas Quiz yang jadi PR terkait dengan Arsitektur Informasi untuk indikator ARPU (Average Revenue Per User).

Penyelarasan (alignment) IT: Ide Baru untuk Konsep Lama

Tulisan ini dibuat sekitar 5 tahun lalu dari saduran artikel situs IBM. Namun pas ditengok ke alamat situs, ternyata sudah berubah.

Terminologi “Alignment” atau penyelarasan seringkali muncul dan menjadi kata kunci (keyword) pada issue perencanaan dan pengembangan IT perusahaan. Bagaimana agar project IT bisa direstui dewan direksi (BoD) dan berjalan dengan baik jawabannya ada dalam penyelarasan. Rencana IT harus selaras dengan rencana bisnis perusahaan tersebut. Topik Penyelarasan ini memang menjadi isu utama eksekutif IT/IS di banyak perusahaan.

Konsep Strategi Penyelarasan (Strategic Alignment) muncul di sekitar tahun ‘70an ketika teknologi informasi berada di back-office dengan pusat data. Walaupun disadari bahwa data yang mereka miliki bisa menjadi asset strategis, fokus perusahaan pada saat itu lebih banyak di internal (struktur organisasi dan bisnis proses).

Trend yang paling mencolok dalam pergeseran menuju penyelarasan strategi IT dan bisnis, baik dimensi eksternal maupun internal, dilakukan di tingkat pelaporan IT. Laporan eksekutif IT ke top eksekutif menunjukkan IT menambah nilai strategis dalam bisnis. Walaupun usaha tersebut tidak mewakili penyelarasan strategi namun hal ini akan mendorong eksekutif dan organisasi IT untuk mengembangkan kompetensi bisnis.

Saat ini proses pengembangan strategi umumnya dimulai dengan pertanyaan mendasar Bisnis apa yang kita lakukan, dan kompetensi unik apa yang kita miliki ? pertanyaan-pertanyaan ini umumnya memberi kemungkinan untuk mengembangkan strategi IT dan bisnis yang selaras.

Model Strategic Alignment

Empat blok diatas memperlihatkan empat area pilihan strategis. Setiap strategi yang dipilih meliputi pilihan dari satu atau lebih area (domain). Setiap domain menggerakkan atau memberi dampak kegiatan ke satu atau lebih domain yang lain.

Di domain mana yang terkuat di organisasi anda ? terlemah? Apakah anda memahami pengaruh keputusan di satu domain ke domain-domain yang lain? Tanggapan anda terhadap pertanyaan-pertanyaan ini menunjukkan wawasan anda terhadap bisnis anda saat ini. Domain yang anda pandang sebagai yang terkuat merupakan pertanda yang khas domain yang anda paling pahami dalam membuat keputusan. Ini juga kemungkinan domain yang anda lihat sebagai domain yang menggerakkan keputusan di domain lain.

Memahami Posisi
Dalam menggunakan model untuk mengembangkan visi dilakukan pendefinisian tiga dimensi dari penyelarasan. Dimensi pertama adalah isi (content) dari empat domain tersebut. Dimensi kedua adalah hubungan/keterkaitan antara domain-domain eksternal dan domain-domain internal. Dimensi ketiga dari model tersebut adalah menetapkan hubungan horizontal antara bisnis dan IT atau fungsi integrasi melalui strategi dan infrastruktur.

Strategi Bisnis:
Cakupan– Usaha apa yang kita lakukan? Apa produk, layanan dan terget pasar kita?
Kompetensi Pembeda – Apa yang kita konsentrasikan dalam rangka membedakan kita dari kompetitor?
Governance – Hubungan bisnis eksternal apa yang kita sangat bergantung?

Infrastruktur Bisnis:
Struktur – Struktur Organisasi seperti apa?
Proses – Apakah kunci proses bisnis kita?
Keahlian – Sumber Daya Manusia seperti apa yang kita miliki atau kita perlukan untuk memperoleh kompetensi yang kita tetapkan?

Strategy IT:
Cakupan - Teknologi apa yang mendukung atau menciptakan kesempatan usaha strategis?
IT atau kompetensi kesisteman – Karakteristik apa dari IT yang menciptakan keuntungan bisnis?
IT Governance – Hubungan eksternal apa yang kita bergantung.

Infrastruktur IT:
Arsitektur – Bagaimana platform, hardware, software, konfigurasi network, arsitektur data yang kita miliki ?
Proses – Bagaimana proses IT : pengembangan, pemeliharaan, pengoperasian sistem, pengelolaan database?
Keahlian – Keahlian seperti apa yang diperlukan oleh manajer IT dan staf untuk mengelola infrastruktur dan menjalankan proses?

Keputusan strategi meliputi isu eksternal yang berhubungan dengan pasar dan lingkungan perusahaan, sedangkan keputusan infrastruktur umumnya internal.

Agak sulit untuk melihat kontribusi portfolio aplikasi ke proses bisnis perusahaan. Keputusan infrastruktur IT dalam infrastruktur bisnis masih tidak jelas. Eksekutif tidak dikomunikasikan / diinformasikan tentang strategi IT sehingga melemahkan pengaruh infrrastruktur IT dalam infrastruktur bisnis.

180206-Class at a Glance

Topik minggu lalu membahas IT-Business Alignment. Terminologi alignment atau penyelarasan dalam IT/IS Strategi selalu (minimal “sering”) menjadi kata kunci selain “IT Value”. Artikel yang pertama kali membahas topic ini muncul dari IBM System Journal dengan penggambaran 4 (empat) kluster dari matrik functional integration vs strategic integration. Seingat saya, dulu saya pernah dapet artikel itu dari situs IBM dan sempet saya ulas dalam suatu ringkasan, mungkin kalau ketemu bisa nambahin artikel di klasmaya.

Tulisan Henderson & Venkatraman ditambah komponen penyelarasan dari Luftman ditulis dalam buku Ward. Selanjutnya pembahasan penyelarasan saya tambahkan dari buku Boar dengan penggambaran bagaimana menerapkan penyelarasan dalam praktek. Terkait dengan topik ini, saya tambahkan pengalaman dan opini yang menggambarkan mekanisme penyelarasan strategi bisnis dan strategi IT melalui penyelarasan kegiatan/aktivitas. Hampir mirip dengan bahasan Boar dimana IT meng’enable bisnis proses sesuai key theme perusahaan.

A Game time !!.. permainan minggu lalu sebenarnya semacam simulasi yang menggambarkan bagaimana aspek-aspek dalam mendefinisikan kebutuhan, penilaian (assessment), dan perencanaan terkait dengan pengembangan strategi. Kondisi ini perlu dipahami dan dirasakan untuk mempersiapkan kebutuhan pada saat melakukan interview atau penggalian dan pengembangan perencanaan.

Buku copy-an Ward sudah saya deliver, tinggal di perbanyak, dan dibagi tugas per kelompoknya. Untuk pembagian, saya serahkan saja sesuai kesepakatan bersama (saya cuman tambahkan sedikit constraint untuk SK). Moga-moga tidak ada masalah, ... tinggak dikomunikasikan, musyawarah, dan sepakat, itu saja…..

Peran Dinamis Organisasi IS/IT dalam Perusahaan

Tulisan ini untuk melengkapi bahasan di hand-out pertama, karena di slide ”Dynamic Role of IS/IT Organization” belum ada rujukan dari buku manapun.

Pada saat membahas peran IS/IT Departement dalam suatu perusahaan, ada suatu perubahan yang dinamis terkait dengan organization maturity, baik untuk organisasi perusahaan ataupun organisasi IS/IT itu sendiri. Paling tidak ada 6 tahap perkembangan evolusi peran yang selanjutnya dikelompokkan dalam dua perspektif.

Tahap pertama, organisasi IS/IT berperan sebagai Electronic Data Processing (EDP) untuk mendukung satu unit organisasi tertentu. Biasanya, unit yang paling awal didukung dalam suatu perusahaan adalah unit keuangan, dimana transaksi keuangan dan laporan keuangan menjadi titik kritis pengelolaan informasi perusahaan di tahap ini. Informasi bisa dikelola melalui spreadsheet sederhana sampai dalam bentuk sistem informasi keuangan / akuntansi yang sedikit kompleks. Namun karakteristik dari tahap ini adalah organisasi IS/IT dedicated pada satu unit, kalaupun ada unit lain yang terkait, relatif pengelolaan informasi adalah untuk kepentingan satu unit. Boleh jadi organisasi IS/IT belum terbentuk (established) sehingga secara struktur organisasi masih dibawah kendali unit yang didukungnya, misalnya sub unit pengelolaan informasi dibawah departemen / direktorat keuangan. Pada gambar terlihat peran IS/IT hanya terbatas pada satu sel grid perusahaan yang merepresentasikan satu unit dalam struktur organisasi perusahaan.

Di tahap kedua, fungsi EDP sudah menjangkau hampir seluruh unit perusahaan. Peran Corporate Data Processing ini seperti EDP yang diperluas dimana tidak hanya mendukung satu unit organisasi tertentu saja namun menjangkau beberapa unit. Tahap ini setara dengan stage contagious di evolusi IS/IT yang diulas dalam “Managing the crises in data processing” (HBR 1979, Nolan). Pada saat satu unit organisasi didukung dengan layanan pemrosesan data, maka unit lain akan menuntut hal yang sama untuk pengelolaan informasi yang dikelolanya (fenomena “me too”). Meski demikian, karakteristik peran di tahap ini masih mirip dengan tahap sebelumnya dimana proses pengelolaan informasi masih ditangani oleh unit IS/IT selain mengelola sistem dan aplikasinya.

Tahap ketiga, organisasi IS/IT mulai memisahkan peran pengelolaan konten ke masing-masing unit, sehingga lebih banyak beralih pada fungsi Support & Shared Service. Peran ini lebih difokuskan pada solusi melalui pengelolaan sumber daya (resources / infrastructures) dan pengelolaan sistem informasi baik melalui pengembangan sistem maupun maintenance sistem yang ada. Peran organisasi IS/IT seperti ini paling banyak terjadi di perusahaan secara umum. Issue utama lebih pada bagaimana menyelaraskan kebutuhan perusahaan dengan penyediaan layanan IS/IT, sehingga dukungan lebih bersifat turunan dari kebutuhan perusahaan. Pengelolaan common infrastructures dari aspek efektifitas dan efisiensi sumber daya menjadi perhatian unit IS/IT yang relatif sudah berdiri sendiri. Organisasi IS/IT menjadi entitas yang relatif independen dalam perusahaan dimana hubungan / relasi dengan unit lain sebagai klien yang harus didukung dilakukan melalui Service Level Agreement (SLA) atau imbal jasa.

Tahap selanjutnya adalah peran IS/IT sebagai Business Enabler / Transformer. Tahap ini merupakan lanjutan dari peran sebelumnya dimana selain mendukung kebutuhan sistem pengelolaan informasi dan IT infrastruktur perusahaan, organisasi IS/IT juga memberikan kontribusi yang dominan terhadap strategi perusahaan (enterprise strategy). Secara ekstrim dapat dikatakan bahwa, enterprise strategic initiatives dapat terimplementasi hanya dengan dukungan dan solusi dari IS/IT. Aspek-aspek seperti perubahan maupun rekayasa (reengineering) yang memerlukan upaya dan deployment yang kompleks dan komprehensif dari suatu perusahaan dimungkinkan melalui proses dan solusi berbasis IS/IT. Selain dukungan pengelolaan informasi, dukungan pengelolaan proses bisnis perusahaan (workflow) menjadi solusi untuk strategi perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Peran ini tidak terbatas pada proses di internal perusahaan saja, namun interaksi perusahaan dengan eksternal dalam kaitannya dengan value chain maupun proses perubahan seperti merger yang didukung melalui solusi IS/IT.

Tahap kelima, adalah peran aktif organisasi IS/IT sebagai Value Added / Creator. Tahap ini bisa dianalogikan dengan salah satu klasifikasi Sistem Informasi Strategik yang dibahas Ward, J. dan Peppard, J., pada buku “Strategic Planning for Information System“, (John Wiley & Sons, 3rd edition 2002) untuk tipe Information-based Product and Services. Tanpa mengurangi peran di tahap sebelumnya, peran organisasi IS/IT berkontribusi dalam peningkatan dan penciptaan nilai perusahaan melalui pengembangan dan penyediaan produk/jasa berbasis informasi. Produk/Jasa yang ditawarkan bisa diposisikan sebagai produk tambahan (supplement) atau fasilitas dalam layanan premium namun tidak menutup kemungkinan inovasi produk/jasa baru yang men-generate significant revenue dan diposisikan sebagai produk/jasa utama perusahaan.

Terakhir adalah tahap dimana IS/IT menjadi New Business. Meski di tahap sebelumnya perusahaan dimungkinkan untuk memberikan bisnis baru dalam bentuk produk/jasa, namun masih dalam satu pengelolaan perusahaan yang sama. Pada tahap ini, unit IS/IT tersebut melepaskan diri (spin off) menjadi bisnis baru dalam bentuk anak perusahaan / afiliasi sehingga pengelolaan usaha bisa lebih gesit, efisien, dan independen. Sebagai anak perusahaan, pasar dominan adalah induk perusahaan, namun untuk business sustainability dan pertumbuhan, perusahaan juga harus mencari pasar baru dari luar perusahaan induk maupun diluar group bisnis. Relasi yang sebelumnya dalam pengelolaan satu perusahaan, pada tahap ini beralih ke bentuk business to business (B2B), sehingga kesepakatan, kontrak, dan imbal jasa mengarah pada business-like relation. Meski demikian, sebagai anak perusahaan, ada ikatan yang cukup kuat dengan induk perusahaan. Umumnya sebagai induk perusahaan atau bentuk holding, selain pengelolaan bisnis portfolio, aspek pengelolaan sinergi antar unit bisnis dan anak perusahaan dalam satu group juga menjadi salah satu fokus perhatian.

110206-Class at a Glance

Minggu lalu, a bit full class, namun karena klas SI dua minggu sebelumnya absent berjamaah maka minggu lalu sedikit diulas bahan dua sessi sebelumnya. Mulai dari 4 klasifikasi SIS, dilanjut diskusi segitiga Anthony, dan materi lainnya. Selanjutnya pembahasan dilanjutkan ke materi HandOut ke-2 mengenai Strategic Planning Cycle dan Framework IS/IT Strategic Planning dari bukunya Tozer.

Framework sedikit kelihatan rumit dan rujit(?), namun sebenarnya basisnya adalah alignment, bagaimana menyelarasakan antara strategi perusahaan dan kebutuhan informasi & dukungan IS/IT mendatang dengan rencana strategi IS/IT, dan rencana implementasi solusinya. Tahapan studi, interview, current condition assessment, dan penetapan strategi serta pengelolaan implementasi dijelaskan dalam framework tersebut sehingga terlihat padat, kompleks dan rujit itu tadi.

Quiz pertama cukup sederhana, cukup melihat beberapa case perusahaan terkait dengan penerapan SIS. Kalau melihat sekilas dari jawaban, sekitar sepertiga dari jawaban sudah cukup memuaskan. Mungkin minggu ini kita bahas jawabannya.

Tugas minggu ini buat komentar dari artikel N. Carr, IT Doesn’t Matter, artikel ini diambil dari Harvard Business School (HBS) Working Knowledge. Sebenarnya artikel ini membahas bukunya N. Carr dengan judul yang sama tanpa "Why", promosi sekalian menjawab komentar deri beberapa analis / penulis lainnya. Cukup representatif untuk memberikan gambaran dari bukunya itu sendiri. Hari ini moga-moga sudah bisa saya kirim lewat email. Komentar bisa pro/cons, kritik, ataupun tambahan informasi lainnya. Selain artikel N. Carr, saya kirim juga 3 file lainnya, 2 file berupa hand-out dua presentasi yang sudah di deliver, satu lagi artikel dari bukunya Ward (bab-1) yang sekali lagi tolong dibaca buat yang belum. Untuk buku keseluruhan, moga-moga bisa saya bawakan minggu depan buat di foto kopi. Sekaligus pembahasan tugas kelompok untuk presentasi dari beberapa bab.

ciao!!!

040206-Class at Glance

Pada umumnya, proses perubahan amat jarang berlangsung dengan sangat mulus, meski beberapa kritikal poin sudah disiapkan, namun tidak menjamin hasil 100% sukses. Cek and ricek musti dimonitor untuk setiap item-item yang menjadi factor keberhasilan. Contoh riil, perubahan jadwal kuliah nampaknya belum sukses karena baru 1 departement yang muncul. Padahal kalau melihat dari prosedur baku perubahan jadwal, institusi sudah melakukan pemberitahuan tertulis. Boleh jadi ada event khusus yang memaksa untuk melewatkan jadwal buat seluruh partisipan dari department lain, kita lihat minggu depan.

Minggu lalu, dibahas lanjutan untuk sisa handout yang sudah dishare sebelumnya. Konten lebih banyak dari Ward Bab-1 selain dari Boar dan Tozer, namun karena referensi nya juga belum pada dibaca (boro-boro referensi, hand-out nya pun belum) diskusi juga kurang intens (apa karena less than 5 participant?). Pembahasan DP-MIS-SIS cukup banyak dibahas di bab-1 Ward selain materi seperti :
- 4 tipe Sistem Strategis
- Tahap Evolusi IS/IT
- Model awal Application Portfolio (segitiga Anthony)
- Trend dalam evolusi business IS/IT

Ada komentar yang cukup menarik dari salah satu partisipan, terkait dengan aspek teknologi yang membahas antara work-station dan PC-based untuk mengurangi IT-cost, termasuk issue security, deployment, ataupun culture yang terkait. Mungkin bisa jadi bahan untuk tugas presentasi.

Untuk persiapan minggu depan, saya cuman berharap bab-1 Ward dibaca aja, nggak lebih, toh buku lain juga nggak ada yang beli. Selamat membaca.

280106-Class at Glance

Hari pertama kuliah di semester Genap 2005-2006. Akhirnya setelah berdiskusi dengan sekretariat jurusan SI dan SK, disepakati jadwal kuliah benar-benar digabung. Artinya SI-513 dan SK-419 di merge dalam satu pengelolaan. Proses merger tidak harus benar-benar meleleh jadi satu entitas, pemisahan proses atau konten yang spesifik dan unik masih bisa dibedakan. Tapi buat saya yang jelas, waktu untuk keluarga saya tidak hilang, toh kontribusi disini lebih bersifat social responsibilities. Proses merger sudah diajukan ke BAAK (?) kita tunggu kepastiannya. Buat pemirsa, ada kelebihan untuk bergabung dengan kawan satu kampus, boleh jadi lebih seru.

Hari pertama relative lebih banyak membahas pendahuluan, perkenalan, dan sedikit diskusi tentang materi yang cenderung lebih ke arah pengelolaan perencanaan jangka panjang (strategis) IS/IT. Pendalaman untuk SI mungkin relative kearah informasi strategis, sementara untuk SK ada stressing kearah penyelarasan bisnis dan infrastrukturnya. Sounds good, but we’ll see, at least kita punya visi yang jelas mau kemana.

Tugas minggu ini sederhana saja, membaca soft-copy / file yang saya share kemarin (Bab-1 Ward). Pembahasan untuk minggu ini juga sesuai hand-out yang sudah saya berikan, mohon kontak dengan rekan yang copy dua file tersebut. Ciao